البريد الإلكتروني الرسمي
يعتبر البريد الإلكتروني الرسمي أداة رئيسية للتواصل المهني ويمثل منظمتك، لذا من الضروري صياغته بطريقة مهنية وواضحة وموجزة. وفيما يلي بعض الإرشادات لمساعدتك على كتابة رسائل بريد إلكتروني رسمية فعالة:
1. سطر الموضوع
يجب أن يكون سطر الموضوع واضحًا وموجزًا ويعكس الغرض من رسالتك الإلكترونية، مما يتيح للمستلم تحديد الغرض من رسالتك على الفور.
استخدم كلمات رئيسية تصف محتوى رسالتك.
{
|}
تجنب استخدام العبارات العامة أو الغامضة والتي لا تقدم أي معلومات مفيدة.
2. تحية
ابدأ رسالتك الإلكترونية بتحية مناسبة، على سبيل المثال: “عزيزي/عزيزتي [اسم المستلم]” أو “السيد/السيدة [اسم المستلم]”.
{
|}
إذا كنت لا تعرف اسم المستلم، فيمكنك استخدام تحية عامة مثل “إلى من يهمه الأمر”.
تجنب استخدام تحيات غير رسمية أو حميمية.
3. المقدمة
ابدأ المقدمة بعبارة افتتاحية قصيرة، مثل: “أرجو أن تكون هذه الرسالة بمثابة مقدمة لي” أو “أنا أكتب إليك اليوم للاستفسار عن…”.
اشرح بإيجاز سبب كتابة رسالة البريد الإلكتروني وحدد الغرض منها.
تجنب المقدمة المطولة أو غير ذات الصلة.
4. نص الرسالة الإلكترونية
قسم نص رسالة البريد الإلكتروني إلى فقرات منطقية، باستخدام الجمل القصيرة والواضحة.
استخدم لغة مهنية وتجنب المصطلحات أو العامية.
راجع رسالة البريد الإلكتروني بعناية بحثًا عن الأخطاء النحوية والإملائية.
5. الدعوة إلى اتخاذ إجراء
إذا كنت ترغب في أن يتخذ المستلم إجراءً، فحدد ذلك بوضوح في نهاية رسالة البريد الإلكتروني.
استخدم عبارات مثل “أرجو الرد إلي في أقرب وقت ممكن” أو “يرجى إعلامي إذا كان لديك أي أسئلة”.
تجنب استخدام العبارات الغامضة أو غير المحددة.
{
|}
6. خاتمة
أنه رسالة البريد الإلكتروني بخاتمة مهنية، مثل: “شكرًا على وقتك واهتمامك” أو “أتطلع إلى تلقي ردك”.
{
|}
كرر الغرض الأساسي من رسالة البريد الإلكتروني.
تجنب الخاتمة المطولة أو غير الضرورية.
7. توقيع
قم بتضمين توقيع في نهاية رسالة البريد الإلكتروني، والذي يجب أن يتضمن اسمك ولقبك ومنصبك واسم شركتك وعنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك.
{
|}
استخدم خطًا واضحًا وموجزًا.
تجنب استخدام التوقيعات المشتتة للانتباه أو المليئة بالرسومات.
استنتاج
إن كتابة رسائل بريد إلكتروني رسمية فعالة أمر ضروري للتواصل المهني الفعال. باتباع الإرشادات المذكورة أعلاه، يمكنك كتابة رسائل بريد إلكتروني واضحة وموجزة ومحترفة تمثل منظمتك بشكل جيد.