الدورة المستندية للمشتريات

الدورة المستندية للمشتريات

تُعتبر الدورة المستندية للمشتريات مجموعة من الخطوات المُتتابعة التي تُستَخدم لإدارة عملية الشراء وتتبعها، وهي تُساعد المؤسسات على ضمان حصولها على السلع والخدمات التي تحتاج إليها بكفاءة وفعالية، ويُمكن تقسيم الدورة المستندية للمشتريات إلى المراحل التالية:

1. طلب الشراء

الخطوة الأولى هي إصدار طلب شراء، وهو مستند يحدد السلع أو الخدمات المطلوبة، والكمية، والسعر، والمُورد، ويتم إنشاء طلب الشراء عادةً بواسطة قسم المشتريات، ويجب أن يكون الطلب مُعتمدًا من قبل الشخص المُصرح له بالموافقة على المشتريات.

تتضمن عملية إصدار طلب الشراء تحديد احتياجات المؤسسة، والحصول على عروض أسعار من المُوردين، ومقارنة الأسعار والشروط، واختيار المُورد الذي يُقدم أفضل عرض.

يجب أن يحتوي طلب الشراء على المعلومات التالية على الأقل: رقم طلب الشراء، وتاريخ الطلب، واسم المُورد، والعنوان، ورقم الهاتف، ووصف السلع أو الخدمات المطلوبة، والكمية، والسعر، وشروط التسليم، وشروط الدفع.

2. أمر الشراء

عند الموافقة على طلب الشراء، يتم إصدار أمر شراء، وهو عقد ملزم بين المؤسسة والمورد، ويحدد أمر الشراء البنود والشروط المتفق عليها بين الطرفين، ويجب أن يكون أمر الشراء مُعتمدًا من قبل شخص مُفوض.

عملية إصدار أمر الشراء تتضمن مراجعة طلب الشراء، والتأكد من توفر الميزانية، وإرسال أمر الشراء إلى المُورد، ويجب أن يحتوي أمر الشراء على المعلومات التالية على الأقل: رقم أمر الشراء، وتاريخ الأمر، واسم المُورد، وعنوان المُورد، ورقم هاتف المُورد، ووصف السلع أو الخدمات المُطلوبة، والكمية، والسعر، وشروط التسليم، وشروط الدفع.

يُعتبر أمر الشراء مُلزمًا قانونًا للطرفين، ويجب على كل من المؤسسة والمورد الوفاء بالالتزامات المنصوص عليها في الأمر.

3. استلام السلع أو الخدمات

عند استلام السلع أو الخدمات، يجب فحصها للتأكد من أنها تفي بمواصفات أمر الشراء، ويجب أن يتم إجراء عملية الاستلام من قِبَل شخص مُفوض، ويجب أن يتم توقيع إيصال الاستلام من قبل المُورد والمُستلم.

عملية الاستلام تتضمن فحص السلع أو الخدمات، والتأكد من أنها تفي بالمواصفات المتفق عليها، وإعداد تقرير استلام، ويجب أن يحتوي تقرير الاستلام على المعلومات التالية على الأقل: رقم أمر الشراء، وتاريخ الاستلام، واسم المُورد، والعنوان، ورقم الهاتف، ووصف السلع أو الخدمات المُستلمة، والكمية، والسعر، وشروط التسليم، وشروط الدفع.

يُعتبر توقيع إيصال الاستلام دليلاً على أن المؤسسة قد استلمت السلع أو الخدمات، ويجب الاحتفاظ بنسخة من إيصال الاستلام في سجلات المؤسسة.

4. فاتورة المُورد

بعد استلام السلع أو الخدمات، يرسل المُورد فاتورة إلى المؤسسة، وتتضمن الفاتورة تفاصيل المعاملة، مثل رقم أمر الشراء، وتاريخ الفاتورة، واسم المُورد، وعنوان المُورد، ورقم هاتف المُورد، ووصف السلع أو الخدمات المُقدمة، والكمية، والسعر، وشروط الدفع.

يجب مراجعة الفاتورة للتأكد من أنها دقيقة وكاملة، ويجب أن تتم الموافقة على الفاتورة من قبل شخص مُفوض، ويجب أن يتم الاحتفاظ بنسخة من الفاتورة في سجلات المؤسسة.

يُعتبر دفع الفاتورة في الوقت المحدد أمرًا بالغ الأهمية لالحفاظ على علاقة جيدة مع المُوردين، ولتجنب أي غرامات تأخير.

5. الدفع

بمجرد الموافقة على الفاتورة، يمكن للمؤسسة دفع المُورد، ويُمكن إجراء الدفع عن طريق الشيك أو الحوالة المصرفية أو بطاقة الائتمان، ويجب أن يتم إصدار الدفع إلى اسم المُورد المحدد في أمر الشراء.

عملية الدفع تتضمن إعداد أمر دفع، والموافقة على أمر الدفع، وإرسال الدفع إلى المُورد، ويجب أن يحتوي أمر الدفع على المعلومات التالية على الأقل: رقم أمر الدفع، وتاريخ الدفع، واسم المُورد، والعنوان، ورقم الهاتف، ومبلغ الدفع، وطريقة الدفع.

يجب الاحتفاظ بنسخة من أمر الدفع في سجلات المؤسسة، ويُعتبر إثباتًا على أن المؤسسة قد دفعت الفاتورة.

6. إغلاق أمر الشراء

عند استكمال الدورة المستندية للمشتريات، يتم إغلاق أمر الشراء، ويحدث ذلك عادةً بعد استلام السلع أو الخدمات، ودفع الفاتورة، ويجب أن يتم مراجعة أمر الشراء للتأكد من أنه قد تم تنفيذه بالكامل.

عملية إغلاق أمر الشراء تتضمن مراجعة أمر الشراء، والتأكد من أنه قد تم تنفيذه بالكامل، وإغلاق أمر الشراء، ويجب الاحتفاظ بنسخة من أمر الشراء المغلق في سجلات المؤسسة.

يُعتبر إغلاق أمر الشراء أمرًا مهمًا لضمان أن المؤسسة قد تلقت السلع أو الخدمات التي تم طلبها، وأنها قد دفعت ثمنها.

7. الأرشفة

بعد إغلاق أمر الشراء، يجب أرشفة جميع المستندات ذات الصلة، مثل طلب الشراء، وأمر الشراء، وتقرير الاستلام، والفاتورة، وأمر الدفع، ويجب أن يتم أرشفة المستندات بطريقة منظمة، بحيث يُمكن الوصول إليها بسهولة عند الحاجة إليها.

عملية الأرشفة تتضمن جمع جميع المستندات ذات الصلة، وتنظيم المستندات، وتخزين المستندات، ويجب الاحتفاظ بالمستندات المؤرشفة لفترة زمنية محددة، وفقًا للوائح والقوانين المعمول بها.

يُعتبر الأرشفة أمرًا مهمًا لضمان أن المؤسسة يمكنها الوصول إلى المستندات المتعلقة بعمليات الشراء السابقة، ويمكن استخدام هذه المستندات في أغراض مختلفة، مثل التدقيق، والمراجعة، والتقاضي.

تُعتبر الدورة المستندية للمشتريات عملية مهمة لضمان حصول المؤسسات على السلع والخدمات التي تحتاج إليها بكفاءة وفعالية، تتضمن الدورة المستندية للمشتريات سبع خطوات رئيسية: طلب الشراء، وأمر الشراء، واستلام السلع أو الخدمات، وفاتورة المُورد، والدفع، وإغلاق أمر الشراء، والأرشفة.

يجب على المؤسسات اتباع الدورة المستندية للمشتريات بشكل دقيق، لضمان توافق عمليات الشراء مع اللوائح والقوانين المعمول بها، ولضمان حصول المؤسسة على أفضل قيمة مقابل أموالها.