بسم الله الرحمن الرحيم
خطاب تسليم عهدة
الحمد لله والصلاة والسلام على رسول الله وعلى آله وصحبه ومن والاه، وبعد:
تسليم العهدة إجراء إداري هام يحفظ الحقوق والواجبات بين المنتهي عهده والمستلم عهده، ويضمن انتقال المسؤوليات بسلاسة وشفافية، وفي هذا الخطاب، نستعرض الخطوات والملاحظات الواجب مراعاتها عند تسليم العهدة.
1. إعداد قائمة جرد شاملة
يجب إعداد قائمة مفصلة تحتوي على جميع الأصول والممتلكات التي يتم تسليمها، بما في ذلك الوثائق والأجهزة والمعدات والمستلزمات، ويجب مراجعة القائمة بعناية والتوقيع عليها من قبل الطرفين.
ويجب أن تشمل قائمة الجرد الوصف الدقيق للعنصر، ورقم التعريف (إن وجد)، والحالة الحالية، وكميته.
يجب الاحتفاظ بنسخة من قائمة الجرد لدى كل من المنتهي عهده والمستلم عهده.
2. فحص الأصول والممتلكات
يجب فحص جميع الأصول والممتلكات المدرجة في قائمة الجرد للتأكد من صحتها ودقتها، ويجب تحديد أي اختلافات أو نقص أو تلف في قائمة منفصلة.
ويجب التأكد من سلامة الأجهزة والمعدات وتشغيلها بشكل صحيح، والإطلاع على صيانة الدورية التي أجريت عليها.
يجب التوقيع على قائمة الفحص من قبل الطرفين.
3. تسوية المستحقات المالية
يجب تسوية جميع المستحقات المالية المتعلقة بالعهدة، بما في ذلك الديون والذمم المالية والمصروفات المتراكمة، ويجب تقديم مستندات رسمية تثبت هذه التسوية.
ويجب تسليم جميع الدفاتر والسجلات المالية إلى المستلم عهده، ويجب مراجعة أرصدة الحسابات المصرفية وضمان تطابقها.
يجب التوقيع على بيان التسوية المالية من قبل الطرفين.
4. تسليم الوثائق والمفاتيح
يجب تسليم جميع الوثائق والمفاتيح المتعلقة بالعهدة إلى المستلم عهده، بما في ذلك العقود والاتفاقيات والمراسلات، ويجب إعداد قائمة مفصلة بهذه الوثائق والمفاتيح.
ويجب التأكد من استلام جميع الوثائق والمفاتيح، والتوقيع على قائمة التسليم من قبل الطرفين.
يجب الاحتفاظ بنسخة من قائمة التسليم لدى كل من المنتهي عهده والمستلم عهده.
5. مراجعة الإجراءات والأنظمة
يجب مراجعة الإجراءات والأنظمة المتعلقة بالعهدة مع المستلم عهده، والتأكد من فهمه لهذه الإجراءات والأنظمة.
ويجب تقديم شرح مفصل للمهام والمسؤوليات المتعلقة بالعهدة، والإجابة على أي استفسارات من المستلم عهده.
يجب توقيع بيان مراجعة الإجراءات والأنظمة من قبل الطرفين.
6. التدريب والتوجيه
يجب تزويد المستلم عهده بالتدريب والتوجيه اللازم للقيام بمهام ومسؤوليات العهدة بكفاءة.
ويجب توفير دليل شامل أو كتيبات توجيهية للمستلم عهده، والإجابة على أي أسئلة أو استفسارات.
يجب توقيع بيان استلام التدريب والتوجيه من قبل المستلم عهده.
7. تسليم العهدة رسميًا
بعد استكمال الخطوات السابقة، يتم تسليم العهدة رسميًا إلى المستلم عهده، ويجب إعداد محضر رسمي لتسليم العهدة.
ويجب أن يتضمن محضر تسليم العهدة تاريخ التسليم، وأسماء الطرفين، ووصفًا موجزًا للإجراءات التي تم اتخاذها، ويجب التوقيع على محضر التسليم من قبل الطرفين.
يجب الاحتفاظ بنسخة من محضر تسليم العهدة لدى كل من المنتهي عهده والمستلم عهده.
يعتبر تسليم العهدة عملية مهمة تضمن الانتقال السلس للمسؤوليات بين المنتهي عهده والمستلم عهده، ويجب اتباع الخطوات والملاحظات الواردة في هذا الخطاب لضمان تسليم العهدة بشكل احترافي وشفاف.