يُعد التقرير القصير أحد أنواع التقارير الكتابية الذي يستخدم لتوفير معلومات موجزة وواضحة حول موضوع معين. وهو يختلف عن التقارير البحثية أو التقارير الفنية الطويلة من حيث طوله وعمقه، حيث يركز التقرير القصير على تقديم المعلومات الأساسية بطريقة سهلة القراءة والفهم.
أهمية التقرير القصير
تكمن أهمية التقرير القصير في قدرته على:
توفير معلومات سريعة وسهلة الاستخدام لصانعي القرار والمديرين.
إخبار القراء بالتطورات أو المشكلات المهمة التي تتطلب الاهتمام العاجل.
توثيق المعلومات المهمة وتوفير سجل للإجراءات أو القرارات المتخذة.
تحسين التواصل بين مختلف الأقسام أو المنظمات.
توفير أساس لاتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على معلومات دقيقة.
عناصر التقرير القصير
يتكون التقرير القصير عادةً من العناصر التالية:
الخلفية
تقدم الخلفية المعلومات اللازمة لفهم الموضوع، مثل السياق التاريخي أو الأحداث أو الأشخاص ذوي الصلة.
الأهداف
تحدد الأهداف ما يهدف التقرير إلى تحقيقه أو الإجابة عليه.
المنهجية
تصف المنهجية كيفية جمع المعلومات وتحليلها وتفسيرها.
النتائج
التوصيات
تقدم التوصيات الخطوات أو الإجراءات التي يجب اتخاذها بناءً على النتائج.
الملخص
يختتم الملخص التقرير ويقدم ملخصًا للنقاط الرئيسية.
أنواع التقارير القصيرة
هناك العديد من أنواع التقارير القصيرة، بما في ذلك:
تقارير المعلومات
توفر هذه التقارير معلومات أساسية عن موضوع معين.
تقارير التقدم
تتتبع هذه التقارير تقدم مشروع أو مبادرة معينة.
تقارير التحليل
تحلل هذه التقارير البيانات أو المعلومات لتحديد الاتجاهات أو الأنماط.
تقارير التوصية
تقدم هذه التقارير توصيات بشأن مسار العمل بناءً على النتائج التي تم جمعها.
تقارير الموقف
توفر هذه التقارير موقفًا أو وجهة نظر معينة حول موضوع معين.
خطوات كتابة تقرير قصير
لتقديم تقرير قصير فعّال، اتبع الخطوات التالية:
حدد الغرض من التقرير والجمهور المستهدف.
قم بجمع المعلومات من مصادر موثوقة.
نظم المعلومات في بنية منطقية.
اكتب بلغة واضحة وموجزة.
راجع التقرير بعناية للتأكد من الدقة والوضوح.
خصائص التقرير القصير الفعال
يجب أن يتميز التقرير القصير الفعال بالخصائص التالية:
الوضوح
يجب أن يكون التقرير سهل القراءة والفهم.
الإيجاز
يجب أن يحتوي التقرير على المعلومات الأساسية فقط.
الدقة
يجب أن يستند التقرير إلى معلومات دقيقة ومصادر موثوقة.
الاكتمال
يجب أن يغطي التقرير جميع النقاط الرئيسية اللازمة لفهم الموضوع.
التوقيت المناسب
يجب تقديم التقرير في الوقت المناسب ليكون مفيدًا.
يعد التقرير القصير أداة اتصال قيّمة يمكن استخدامها لتوفير معلومات موجزة وواضحة حول موضوع معين. ومن خلال اتباع المبادئ التوجيهية الموضحة في هذه المقالة، يمكنك كتابة تقارير قصيرة فعالة تساعد جمهورك المستهدف على اتخاذ قرارات مستنيرة.