نموذج خطاب رسمي جاهز word
الخطاب الرسمي هو أداة مهمة للتواصل في العالم المهني والأكاديمي والاجتماعي. ويتميز باستخدام لغة رسمية منمقة وواضحة، واتباع قواعد معينة في الكتابة والتنسيق. ويُستخدم الخطاب الرسمي في العديد من المجالات، مثل تقديم الطلبات، ومخاطبة المسؤولين، وإبرام الاتفاقيات، وإعلان القرارات.
قواعد كتابة الخطاب الرسمي
1- العنوان واسم المرسل
يجب أن يتضمن الخطاب الرسمي في بدايته عنوان المرسل واسم المنظمة أو المؤسسة التي ينتمي إليها.
2- التاريخ
يجب كتابة التاريخ في الزاوية العلوية اليسرى من الخطاب، ويفضل أن يكون بالصيغة التالية: اليوم / الشهر / السنة.
3- اسم المستلم وعنوانه
يُكتب اسم المستلم وعنوانه في الزاوية العلوية اليمنى من الخطاب، ويجب أن يتضمن الاسم الكامل للمستلم وعنوانه البريدي الكامل.
4- التحية
تبدأ التحية بكلمة “السيد” أو “السيدة” متبوعة باسم العائلة للمستلم. ويفضل استخدام التحية الأكثر رسمية مثل “السيد الفاضل” أو “السيدة الفاضلة”.
5- نص الخطاب
تختتم الرسالة الرسمية بكلمة ختامية مثل “مع خالص التقدير” أو “باحترام”.
7- التوقيع
يُوقع الخطاب في نهاية الصفحة بخط اليد، ويجب أن يتضمن اسم المرسل ولقبه وعنوانه البريدي ورقم هاتفه وعنوان بريده الإلكتروني.
أنواع الخطاب الرسمي
توجد أنواع عديدة من الخطابات الرسمية، ومن أهمها:
1- خطابات تقديم طلب
تُستخدم هذه الخطابات لتقديم طلب للحصول على وظيفة أو منحة دراسية أو أي خدمة أخرى. ويجب أن يتضمن الخطاب وصفًا موجزًا للمؤهلات والخبرات ذات الصلة.
2- خطابات الشكوى
تُستخدم هذه الخطابات لتقديم شكوى حول منتج أو خدمة معينة. ويجب أن يتضمن الخطاب وصفًا واضحًا للمشكلة والحلول المقترحة.
3- خطابات المجاملة
تُستخدم هذه الخطابات للتعبير عن الامتنان أو التهنئة أو التعزية. ويجب أن تكون الخطابات موجزة وصادقة.
4- خطابات الاتفاقيات
تُستخدم هذه الخطابات لتأكيد اتفاق أو صفقة بين طرفين أو أكثر. ويجب أن تتضمن الخطابات بنود الاتفاق وشروطها.
5- خطابات الإعلانات
تُستخدم هذه الخطابات للإعلان عن قرار أو حدث مهم. ويجب أن تكون الخطابات واضحة وموجزة.
نصائح لكتابة خطاب رسمي فعال
1. استخدم لغة واضحة وموجزة.
2. التزم بقواعد الكتابة والتنسيق الرسمية.
3. راجع الخطاب بعناية قبل إرساله.
4. استخدم نبرة مهنية واحترامية.
5. كن محددًا في طلباتك أو شكواك أو إعلاناتك.
إن كتابة الخطاب الرسمي بفعالية هي مهارة مهمة في عالم اليوم. ومع اتباع القواعد والنصائح المذكورة أعلاه، يمكنك كتابة خطابات رسمية واضحة وموجزة ومؤثرة.